En una sociedad cada vez más digital, las nuevas tecnologías también se han incorporando a las administraciones públicas. Las modalidades telemáticas suponen una forma rápida y eficiente de realizar todo tipo de trámites.
Por eso las administraciones han acogido con interés la posibilidad de que la digitalización sirva para agilizar las gestiones. De esta manera se ahorra tiempo y dinero, a la vez que se reduce la carga burocrática.
Cada vez es más habitual el uso del DNI electrónico para realizar determinadas gestiones; de modo que este uso de la documentación digital se ha extiende también a las comunidades de vecinos con el Certificado Digital de Comunidades de Propietarios.
Vamos a ver aquí en qué consiste este tipo de certificado y cómo obtenerlo.
¿Qué es el certificado digital de comunidades de propietarios?
Este certificado digital es un archivo seguro y cifrado que puede acreditar digitalmente a la persona que está realizando un trámite como representante de esa comunidad. Una función equivalente al DNI electrónico para las comunidades de propietarios.
Tengamos en cuenta que desde 2015 las relaciones con las administraciones públicas deben realizarse por vía telemática de forma preferencial. Por ello este tipo de documento digital resulta en la práctica, imprescindible. Cualquier procedimiento administrativo en el que concurra la comunidad de propietarios, deberá resolverse de modo telemático. Este proceso administrativo puede ser solicitar alguna ayuda pública, contestar algún requerimiento administrativo o pagar impuestos… deberá resolverse de modo telemático.
Esta estipulación está en que las comunidades son entendidas como entidades sin personalidad jurídica. De hecho, se las considera una comunidad de bienes y quedan obligadas a realizar sus trámites mediante el certificado digital.
Solicitud del certificado para la comunidad de propietarios
La solicitud del certificado digital puede ser realizada tanto por el presidente de la comunidad como por el administrador.
Al ser el administrador quien realiza los trámites administrativos suele ser recomendable que la solicitud la realice el mismo. Para esto, será necesario una autorización por escrito del presidente otorgando al administrador el poder para su solicitud. Esta tramitación del certificado debe ser aprobada por mayoría entre los vecinos.
A partir de aquí los pasos a seguir para realizar la solicitud del certificado digital serían los siguientes:
Solicitar el certificado digital en la FNMT
En la web de la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) se puede realizar la solicitud de este y otros certificados digitales. En este caso se solicita un certificado como entidad sin personalidad jurídica.
Tras esta solicitud se obtendrá una clave que se deberá guardar. Con ella se acreditará la solicitud más adelante.
Entre los datos que nos solicitarán estará una dirección de correo electrónico, a la que se enviarán las claves de confirmación necesarias.
Se solicita igualmente el NIF de la comunidad, por lo que resulta necesario disponer de este requisito antes de iniciar el procedimiento. Generalmente los administradores de la comunidad se ocuparán de revisar que se cumplen todos los requisitos previos necesarios.
Acreditar los datos de la comunidad
La administración necesitará que se acrediten los datos físicamente. Para ello se tendrá que solicitar una cita previa en la delegación correspondiente de la Agencia Tributaria. Habrá que acudir a ella con la documentación necesaria que pueda acreditar que es realmente la comunidad de vecinos quien está solicitando el certificado digital.
Estos documentos son en concreto:
- El libro de actas de la comunidad original.
- El acta en la que aparece aprobada la solicitud del certificado digital.
- El acta con el nombramiento del representante de la comunidad de propietarios; bien sea el presidente o se trate del administrador. Este representante deberá acudir con su DNI.
- Finalmente, este será el momento de utilizar el código de verificación que se envió al email facilitado en el momento de realizar la solicitud del certificado digital.
Descargar el certificado digital
Tras acreditar presencialmente la identidad del representante de la comunidad de propietarios, se recibirá un correo electrónico de la FNMT con las indicaciones para proceder a descargar el certificado digital.
Es buena idea tener la precaución de descargarlo en el mismo ordenador desde el que se solicitó. De esta manera se evitan errores en los protocolos de seguridad digital del certificado.
¿Cuánto dura el certificado digital?
Este certificado digital tiene una caducidad de dos años, a contar desde que lo emite la FNMT. Si cambia el presidente, se debería solicitar el certificado de nuevo, ya que, por lo general es el presidente el titular del certificado. Esta es la razón de que resulte, en la práctica, un año la duración legal del certificado en la mayoría de los casos.
